SST no eSocial em 2023: como se antecipar e evitar cargas tributárias
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Desde 2014 o eSocial vem sendo implementado para digitalizar os processos e facilitar o envio de documentações ao Governo Federal; em 2023, entramos na 4ª fase desta implementação
A chegada dos Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) e a implementação dos eventos trabalhistas no eSocial em 2023 exigem atenção e preparo para evitar problemas e multas para a sua empresa.
A quarta fase de envio de dados do eSocial, os Eventos de SST, visa fiscalizar o cumprimento de normas que tornam o local de trabalho mais seguro para os funcionários e agora passam a ser transmitidos pelo eSocial como parte do processo de unificação e digitalização das empresas, além de melhorar a fiscalização.
Afinal de contas, sobre o que se trata o eSocial?
O eSocial é um projeto do governo federal criado em 2014 para unificar as informações em um ambiente virtual nacional e simplificar o processo de escrituração digital da folha de pagamento, substituindo obrigações acessórias. Como é um sistema tão amplo, ele afeta vários setores da empresa que precisam se organizar e preparar para os envios, além de manter os dados atualizados para evitar erros e evitar penalidades.
O objetivo do eSocial é garantir os direitos trabalhistas, simplificar o cumprimento das obrigações previstas em lei, eliminar informações duplicadas e melhorar a qualidade das informações. Ele também reduz a necessidade de preencher vários formulários e guias, além de concentrar várias das obrigações trabalhistas em um único ambiente.
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Os envios são obrigatórios para todas as pessoas jurídicas e físicas com empregados. O eSocial foi implementado em etapas e atualmente estamos na quarta fase de implementação, o que exige alguns cuidados.
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Quais são os eventos que irão compor a 4ª fase do eSocial em 2023?
As obrigações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) existem há muito tempo e têm como principal objetivo prevenir acidentes e doenças relacionadas ao trabalho através de normas regulamentadoras que devem ser rigorosamente seguidas por todas as empresas de acordo com suas atividades e os tipos de riscos que elas oferecem.
Com a implementação do eSocial, além de cumprir essas obrigações, as empresas terão uma fiscalização mais próxima e precisarão gerenciar, atualizar e realizar os envios de toda a documentação relacionada dentro dos prazos estabelecidos.
Os eventos da quarta fase, ou seja, as informações de SST, começaram a ser enviados em 13 de outubro de 2021 para as empresas do Grupo 01 (organizações que faturaram mais de 78 milhões em 2016). Esses eventos incluem:
1. S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
Neste tipo de evento, é obrigatório enviar informações sempre que houver um acidente de trabalho, mesmo aqueles que não resultam em afastamento do trabalhador. Quem é responsável por enviar esses dados são os empregadores ou órgãos gestores de mão de obra.
As informações devem ser geradas através de um software habilitado que possa gerar um arquivo em XML com dados definidos pelo eSocial. O número do recibo gerado para esse evento é o número da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). O prazo para envio não mudou e é o mesmo do envio da CAT tradicional, que é de 1 dia útil. Em caso de morte, as informações devem ser enviadas imediatamente.
2. S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
Os Atestados de Saúde Ocupacionais (ASO’s) fornecem informações detalhadas sobre a saúde dos trabalhadores ao longo de todo o vínculo empregatício. Neste evento são incluídos os exames médicos estabelecidos no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), mesmo que a empresa não esteja obrigada a implementar o programa do PCMSO.
As empresas são obrigadas a enviar os ASO’s, sejam eles admissionais, demissionais, periódicos, de mudança de grau de risco ou de retorno ao trabalho. O prazo para enviar essas informações ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao da realização do exame. Vale ressaltar que esse prazo não altera o da realização do exame, que tem periodicidades específicas. Este evento está relacionado com o evento de admissão do trabalhador.
3. S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho
Este evento detalha os riscos ambientais de trabalho para cada funcionário e serve como base para o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) eletrônico, que será implementado em janeiro de 2023. A base para entender o que são riscos de exposição a agentes nocivos está no Anexo IV do Regulamento da Previdência Social.
Além de enviar os riscos, que constam na “Tabela 24 – Agentes Nocivos e Atividades – Aposentadoria Especial”, este evento também inclui as medidas de controle e proteção adotadas pela empresa. Para entender quais são os agentes nocivos, é importante consultar o Decreto nº 3.048/1999.
Os agentes nocivos são divididos em três categorias:
- Químicos (exposição a produtos que causam intoxicação ou corrosão, como benzeno, chumbo, carvão mineral e arsênio);
- Biológicos (materiais biológicos e componentes orgânicos que podem gerar doenças: lixo, animais infectados, material hospitalar etc.);
- Físicos (condições de trabalho que podem prejudicar o corpo humano: radiação, frio extremo, umidade, pressões anormais, altos ruídos etc.).
O prazo para enviar informações é até o dia 15 do mês seguinte ao início da obrigatoriedade. De acordo com a Portaria MTP 334/2022, até 31 de dezembro de 2022, as empresas não serão penalizadas pelo não envio dos eventos S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador e S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho/Agentes Nocivos no eSocial.
Em 2023, também haverá a inclusão de informações sobre processos trabalhistas no eSocial. Os eventos relacionados a esse processo são: S-2500 – Processo Trabalhista; S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista; S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista; S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.
É importante cumprir os prazos dos eventos de SST mesmo que não tenham sido multadas durante 2022, para criar uma rotina nas empresas e evitar correria na última hora.